A nova postura do auditor interno

18/05/2011 | Administração Geral, Gestão da Qualidade, Modelos de Documentos Encontrei o texto abaixo na net sobre o auditor interno e fiz algumas adequações. Nome do autor do texto original no rodapé, mas tem adaptações e correções minhas! Espero que curtam e utilizem, como eu. Ah… e comentem sempre!

A auditoria não é uma profissão tão moderna. Os primeiros auditores eram representantes do governo que ouviam as informações prestadas pelos coletores de impostos, e davam seu parecer. Daí o título auditor ser derivado da palavra “audire” que significa ouvir. Com o crescimento das empresas, ganhos em escala e a descentralização do controle de qualidade para gerências e supervisões da qualidade, os auditores internos adquiriram papel importante. Em um artigo publicado por Lawrence B. Sawer está transcrito um diálogo entre ele e seu neto, que revela a visão que algumas pessoas têm do auditor:

O menino pergunta:

“Como você ganha a vida vovô?
– Sou auditor interno.
– O que é um auditor interno?
– São os olhos e ouvidos da administração.
– Então você é um espião?
– Claro que não. Por que você acha isso?
– Mas vovô, foi o que você disse!
– Sei o que eu disse. Um espião movimenta-se escondido, entre as sombras, obtém informações roubando-as e nunca permite que as pessoas saibam o que está fazendo.”

Mas a expressão “olhos e ouvidos da administração”, realmente não soa bem, parece realmente um delator ou um espião. Por isso, o conceito de auditoria passou a ser: “a auditoria interna ao avaliar as operações das empresas, faz o que a alta direção gostaria de fazer, se tivesse tempo e conhecimento para fazê-lo”.

Hoje em dia, a pessoa do auditor não deve mais estar presa somente a fatos passados. A auditoria deve representar uma fotografia do presente e a indicação de passos a serem seguidos rumo a maior eficiência organizacional. O auditor atual, não deve mais ser aquela pessoa desagradável que vinha somente “vigiar” os trabalhos realizados e, ao encontrar uma pequena falha, crucificava o auditado. Esta postura causava temores, repúdio, retração e até atitudes agressivas por parte do auditado. Atualmente, principalmente para a auditoria interna, é de grande importância, um trabalho preventivo, através de oportunidades de melhoria, visando a correção de possíveis falhas e distorções nos controles internos da empresa, evitando-se problemas futuros. Para tornar isso atitude possível por parte do auditor é necessário que ele possua uma visão sistêmica (do todo) da organização.

O auditado ainda vê os auditores como alguns anos atrás, quando na realidade, deveria enxergá-los como parceiros em busca de um objetivo comum. Por mais que se tente mostrar que a auditoria visa auxiliar a administração no desenvolvimento de suas atribuições, os auditores sempre são vistos com rejeição. Durante os trabalhos de auditoria, o auditor interno informa à administração superior as falhas encontradas e ninguém gosta de ter seus erros revelados aos seus superiores. Essa é outra causa para o comportamento defensivo do auditado.

Para que o auditor consiga realizar um bom trabalho, ele deverá conseguir a cooperação dos auditados. Um dos aspectos mais importantes para o auditor se relacionar bem com o auditado, é a empatia, isto é, o auditor tentar colocar-se no lugar do auditado. Existem alguns procedimentos, por parte do auditor, que minimizam o efeito do medo do auditado durante seus trabalhos:

a.    Antes de chegar ao local a ser auditado, ligar para o responsável informando sua chegada, assegurando que interferirá o mínimo possível nas suas rotinas de trabalho;
b.   Quando chegar ao local a ser auditado, procurar ser agradável com todos, passando a mensagem que é “um convidado na casa do auditado”;
c.    Seja amigável e respeitoso ao se dirigir às pessoas com perguntas e pedidos;
d.   Ao encontrar erros, conversar com as pessoas envolvidas, antes de levar ao conhecimento do responsável pela área.
e.    Definir corretamente a responsabilidade das pessoas diante de uma constatação, não responsabilizando pessoas indevidamente;
f.     Sempre possuir todos os fatos e dados que suportam suas afirmativas;
g.    Não se concentrar em falhas irrelevantes
h.   Ter uma visão de todos os controles (visão sistêmica) melhorando o desempenho da unidade e não somente corrigindo erros individuais.

Outro fato importante é a postura do auditor, pois quando este se mostra interessado, simpático e compreensivo, encontrará disposição dos interlocutores para o diálogo. A postura de superioridade por parte do auditor, somente prejudica o trabalho, por criar um clima de defesa por parte do auditado. Além disso, o auditor não deve se sentir inferiorizado quando as pessoas apresentam alternativas de solução diferentes das suas, afinal as soluções devem ser obtidas em parceria.

É muito importante também, que o auditor se conscientize que não é infalível, reconhecendo seus erros e ideias melhores que as suas. Diante dessa postura, é possível o trabalho em parceria entre o auditor e o auditado. Um Auditor Interno não pode mais comportar-se como há anos, em que se assemelhava à raposa, sempre matreira e inevitavelmente devastadora quando entra no galinheiro. O auditor deve sempre lembrar que não é o predador nem tampouco o auditado a presa. Deve sempre ser valorizado o trabalho de parceria (auditor – auditado) para que a entidade consiga alcançar seus objetivos com eficácia.

Texto escrito por Rodrigo Sousa sendo adaptado de José Ribamar Mendonça Bertrand

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